Zbliża się szczyt sezonu urlopowego. Dla wielu pracodawców to nie tylko czas planowania wypoczynku kadry, ale także okres wzmożonej rotacji pracowników i kończenia umów terminowych przed wakacjami. W tym roku rozliczenia z odchodzącymi pracownikami wyglądają jednak inaczej niż w latach ubiegłych.

Od 27 stycznia 2026 r. obowiązują nowe zasady wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Zmiana ta, choć pozornie techniczna, jest prawdziwą rewolucją organizacyjną, która ma na celu odciążenie działów kadrowo-płacowych i uporządkowanie procesów finansowych w firmach. Jak bezpiecznie stosować nowe przepisy, by uniknąć dotkliwych sankcji ze strony Państwowej Inspekcji Pracy?

Koniec z wypłatą w ostatnim dniu pracy – nowa zasada ogólna

Przez lata dominowała praktyka, zgodnie z którą ekwiwalent za niewykorzystany urlop należało wypłacić najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy, co budziło liczne trudności, zwłaszcza gdy decyzja o rozstaniu zapadała nagle lub gdy systemy płacowe wymagały więcej czasu na precyzyjne wyliczenie wszystkich składników wynagrodzenia.

Nowelizacja art. 171 Kodeksu pracy wprowadziła par. 4, który zmienia tę zasadę. Obecnie pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym w danej firmie, zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy.

Przykład stosowania w praktyce: jeśli umowa rozwiązuje się 15. dnia miesiąca, a standardowa wypłata pensji w firmie następuje do 10. dnia kolejnego miesiąca, to właśnie ten późniejszy termin jest właściwy dla wypłaty ekwiwalentu. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest zbiorcze rozliczenie pracownika w jednym cyklu płacowym, co znacząco ogranicza liczbę odrębnych przelewów i ryzyko błędów wynikających z pośpiechu.

Wyjątek od reguły, czyli kiedy jako pracodawca musisz wypłacić środki w ciągu 10 dni?

Ustawodawca przewidział sytuację, w której termin wypłaty wynagrodzenia przypadałby przed dniem ustania zatrudnienia, opisaną w dodanym art. 171 § 5 KP. Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, wypłaty ekwiwalentu należy dokonać w terminie 10 dni od dnia zakończenia pracy.

Warto również pamiętać o zasadzie dotyczącej dni wolnych. Jeśli ustalony w powyższy sposób termin (czy to wynikający z art. 85, czy 10-dniowy) przypada w dzień wolny od pracy, ekwiwalent musi zostać wypłacony w dniu poprzedzającym ten dzień.

Ta dość precyzyjna regulacja ma charakter gwarancyjny – zapobiega nadmiernemu odsuwaniu płatności w czasie, jednocześnie dając pracodawcy niezbędny margines czasowy na prawidłowe zamknięcie dokumentacji.

Korzyści dla biznesu i nowe możliwości cyfrowe

Nowe przepisy to nie tylko ułatwienie w terminach. Nowelizacja z końca 2025 r. jest krokiem w stronę pełnej cyfryzacji relacji pracowniczych. Obecnie wiele formalności, takich jak wnioski o urlop bezpłatny, czas wolny za nadgodziny czy konsultacje ze związkami zawodowymi, można realizować drogą elektroniczną (np. e-mailem lub podpisem kwalifikowanym). Z punktu widzenia pracodawcy to ogromna oszczędność czasu i uproszczenie komunikacji.

Należy jednak podkreślić, że mimo zmiany terminów płatności, sama metoda obliczania ekwiwalentu pozostała bez zmian – nadal kluczowy jest tzw. współczynnik urlopowy ustalany na dany rok. Co więcej, ekwiwalent pozostaje instytucją wyjątkową. Nie można go wypłacić „zamiast” urlopu w trakcie trwania zatrudnienia, ponieważ jego celem jest wyłącznie rekompensata finansowa w momencie, gdy wypoczynek w naturze staje się niemożliwy z powodu ustania stosunku pracy.

Ryzyko błędów i odpowiedzialność pracodawcy

Mimo że nowe przepisy są bardziej elastyczne dla działów księgowych, błędy w ich interpretacji mogą być bardzo kosztowne. Niewypłacenie należnego ekwiwalentu w nowym, ustawowym terminie traktowane jest jako poważne naruszenie praw pracowniczych i naraża pracodawcę na karę grzywny w wysokości od 1 000 zł do nawet 30 tys. zł. Przy czym wysokość grzywny wzrośnie do poziomu 2000 – 60 tys. zł od 8 lipca 2026 r. Dochodzą do tego koszty ewentualnych odsetek ustawowych, nakazy płatnicze z PIP oraz ryzyko sporów przed sądem pracy. Stabilność i przejrzystość rozliczeń są więc kluczowe dla budowania wizerunku rzetelnego zatrudniającego.

Bezpieczeństwo prawne z eksperckim wsparciem

Wprowadzone zmiany w Kodeksie pracy, dotyczące nie tylko terminów wypłaty ekwiwalentu, ale również nowych zasad funkcjonowania ZFŚS (wymóg co najmniej dwuosobowej reprezentacji pracowników) oraz szerokiej elektronizacji dokumentacji, wymagają od pracodawców aktualizacji wewnętrznych regulaminów i procedur.

Właściwe wdrożenie tych mechanizmów pozwala na optymalizację kosztów operacyjnych i minimalizację ryzyka prawnego.

Jako eksperci wspieramy pracodawców w audytach płacowych oraz dostosowaniu systemów HR do wymogów nowej ustawy. Zachęcamy do bezpośredniego kontaktu z radcą prawnym Jackiem Mościckim oraz naszym zespołem specjalistów, aby zapewnić Państwa firmie pełne bezpieczeństwo prawne w obliczu nadchodzących wyzwań kadrowych.

Korzystając z okazji zachęcamy również do lektury artykułu „Nowe uprawnienia PIP a modele B2B. Jak przygotować firmę na zmiany w 2026 r.?”.