Pracodawcy zwracający pracownikom koszty przejazdów prywatnymi pojazdami w podróży służbowej od lat muszą uwzględniać limity tzw. kilometrówki. Najnowsza interpretacja Szefa KAS stawia jednak pracodawców rozliczających przejazdy autami elektrycznymi w korzystniejszej sytuacji w zakresie kosztów uzyskania przychodów. Brak pojemności skokowej silnika może bowiem oznaczać, że limit kilometrówki nie znajduje zastosowania. Odmiennie należy ocenić skutki po stronie pracownika: kwestia zwolnienia z PIT pozostaje niejednoznaczna z uwagi na rozbieżne stanowiska organów podatkowych.

Bariera kilometrówki a silniki spalinowe

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a ustawy o PIT, zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu w podróży służbowej co do zasady podlega limitowi. Do kosztów podatkowych nie zalicza się nadwyżki ponad kwotę ustaloną jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Przepisy podatkowe wymagają również prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, z wyjątkami przewidzianymi dla niektórych rozliczeń ryczałtowych. Stawki określa rozporządzenie wydane na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym i są one uzależnione od pojemności skokowej silnika samochodu osobowego. Konstrukcja tych przepisów wywołuje wątpliwości w odniesieniu do samochodów elektrycznych.

Pojemność silnika, której nie ma – problematyczna analogia

Samochody elektryczne, ze względu na swoją konstrukcję, nie posiadają parametru „pojemności skokowej silnika”. W interpretacji indywidualnej z 19 czerwca 2023 r. (nr 0114-KDIP2-2.4010.211.2023.1.IN) Dyrektor KIS przyjął jednak, że ograniczenie kosztowe należy stosować także do takich pojazdów, przyjmując stawkę właściwą dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm³. Stanowisko to zostało następnie zmienione z urzędu przez Szefa KAS.

Przełomowe stanowisko Szefa KAS i Ministerstwa Finansów

Istotna zmiana nastąpiła na początku 2026 r. Szef Krajowej Administracji Skarbowej w interpretacji zmieniającej z 18 stycznia 2026 r. (nr DOP12.8221.45.2025) uznał, że przepisy określające limit kosztów nie przewidują stawki dla samochodów elektrycznych, dlatego ograniczenie kilometrówki nie może być do nich stosowane w drodze analogii. W konsekwencji pracodawca może zaliczyć zwrot kosztów przejazdu pracownika prywatnym autem elektrycznym w podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych, pod warunkiem istnienia związku z przychodami oraz właściwego udokumentowania wydatku. Odpowiedź Ministerstwa Finansów z 17 lipca 2025 r. (nr DD3.054.33.2025) również dopuszczała pełne rozliczenie takiego wydatku po stronie pracodawcy, lecz prezentowała odmienne, niekorzystne stanowisko w sprawie zwolnienia z PIT po stronie pracownika.

Korzyść dla pracodawcy i niejednoznaczne skutki w PIT pracownika

Po stronie pracownika sytuacja nie jest równie jednoznaczna. Szef KAS w interpretacji zmieniającej z 26 października 2023 r. (nr DOP3.8222.4.2022.CNRU) uznał, że zwrot kosztów przejazdu prywatnym samochodem elektrycznym w podróży służbowej może korzystać ze zwolnienia z PIT w pełnej wysokości. Jednak w odpowiedzi Ministerstwa Finansów z 17 lipca 2025 r. (nr DD3.054.33.2025) przedstawiono stanowisko przeciwne: wobec braku stawki przewidzianej dla auta elektrycznego zwrot nie mieści się w limicie zwolnienia. Nie można zatem przedstawiać pełnego zwolnienia z PIT jako stanowiska utrwalonego i bezspornego.

Dla pracodawców interpretacja z 18 stycznia 2026 r. stanowi istotny argument za rozliczaniem zwrotu kosztów przejazdu prywatnym autem elektrycznym bez limitu kilometrówki. Ze względu na indywidualny charakter interpretacji oraz rozbieżności dotyczące PIT pracownika rozwiązanie powinno być wdrażane ostrożnie i odpowiednio udokumentowane.

Przyszłość elektromobilności w Twojej firmie

Należy mieć na uwadze, że obecna sytuacja wynika z niedostosowania przepisów do rozwoju elektromobilności, a nie z celowo ustanowionej preferencji podatkowej. Prowadzone są prace legislacyjne zmierzające do objęcia samochodów elektrycznych, hybrydowych i wodorowych zasadami zwrotu kosztów używania prywatnych pojazdów do celów służbowych. Do czasu wejścia w życie nowych regulacji pracodawcy mogą powoływać się na korzystne stanowisko Szefa KAS w zakresie kosztów podatkowych, pamiętając o właściwym udokumentowaniu wydatków oraz o rozbieżnościach w zakresie PIT pracownika.

Aktualne stanowisko interpretacyjne Szefa KAS daje pracodawcom argument za niestosowaniem limitu kilometrówki przy rozliczaniu w kosztach podatkowych zwrotu wydatków za podróż służbową prywatnym samochodem elektrycznym. Nie oznacza to jednak automatycznie pełnego zwolnienia z PIT po stronie pracownika, ponieważ w tym zakresie istnieją sprzeczne stanowiska organów. Obszar ten wymaga ostrożności, właściwego uregulowania zasad zwrotu i monitorowania zmian legislacyjnych.

Jeśli chcą Państwo bezpiecznie wdrożyć te rozwiązania w swojej organizacji lub potrzebują audytu obecnych zasad rozliczania floty, zachęcamy do bezpośredniego kontaktu z radcą prawnym Jackiem Mościckim oraz ekspertami naszej kancelarii. Zapewniamy profesjonalne wsparcie w nawigowaniu po zawiłościach prawa podatkowego.