Od 27 stycznia 2026 r. obowiązują nowe przepisy Kodeksu pracy oraz ustawy o ZFŚS. Zmiany dotyczą m.in. cyfryzacji dokumentów pracowniczych, terminów wypłaty ekwiwalentu urlopowego oraz zasad reprezentacji pracowników. Wyjaśniamy, jak stosować je w praktyce i na co powinni przygotować się pracodawcy.

Nowe przepisy Kodeksu pracy 2026 – zakres zmian istotnych dla firm

Nowelizacja, która weszła w życie 27 stycznia 2026 r., wprowadza zmiany, które realnie wpływają na funkcjonowanie firmy. Dotykają one codziennej pracy działów HR, kadr i płac oraz sposobu komunikacji z pracownikami i instytucjami kontrolnymi. Nie są to wyłącznie zmiany redakcyjne, lecz regulacje wymagające dostosowania procedur wewnętrznych.

Dokumenty elektroniczne w prawie pracy – nowe standardy komunikacji

Jedną z istotnych zmian jest formalne dopuszczenie dokumentu w postaci elektronicznej obok papierowej przy wielu czynnościach z zakresu prawa pracy. Ustawodawca zastąpił wymóg „formy pisemnej” określeniem „postać papierowa lub elektroniczna”.
Zmiana obejmuje m.in.:

• informowanie o monitoringu,
• przekazywanie informacji przy przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę,
• konsultacje z organizacjami związkowymi zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę,
• sporządzanie rozkładu czasu pracy,
• wnioski o ustalenie indywidualnych rozkładów czasu pracy i systemów (np. pracy weekendowej) (
• składanie przez pracowników wniosków o urlop w tym bezpłatny oraz o udzielenie czasu wolnego w zamian za godziny nadliczbowe oraz w celu załatwienia spraw osobistych,
• potwierdzanie zapoznania się z przepisami BHP.

Dla pracodawców oznacza to możliwość usprawnienia procesów i ograniczenia formalności. Jednocześnie konieczne jest zapewnienie właściwej identyfikacji pracowników, bezpieczeństwa danych oraz prawidłowego przechowywania dokumentacji.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop –doprecyzowane terminy wypłaty.

Nowelizacja precyzuje zasady wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy po ustaniu stosunku pracy. Dotychczas praktyka opierała się na wypłacie w ostatnim dniu zatrudnienia. Od 27 stycznia 2026 r. obowiązują nowe reguły.

Zasadą jest wypłata ekwiwalentu w terminie wypłaty wynagrodzenia.
Jeżeli jednak termin ten przypada przed zakończeniem stosunku pracy, pracodawca ma maksymalnie 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy na dokonanie wypłaty.

Dodatkowo ustawodawca uregulował sytuację, gdy termin wypłaty przypada w dzień wolny od pracy. W takim przypadku ekwiwalent należy wypłacić dzień wcześniej.

Zmiany te dają pracodawcom więcej czasu na prawidłowe ustalenie należnej kwoty i zmniejszają ryzyko błędów rozliczeniowych.

ZFŚS bez związków zawodowych – więcej formalnych uzgodnień

Zmianie uległy również przepisy dotyczące Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). W zakładach pracy, w których nie działają organizacje związkowe, nie wystarczy już uzgodnienie regulaminu ZFSŚ czy wysokości odpisu na Fundusz z jednym przedstawicielem załogi.

Od 27 stycznia 2026 r. wymagane jest uzgodnienie z co najmniej dwoma reprezentantami pracowników. W praktyce oznacza to większy formalizm oraz konieczność staranniejszego dokumentowania procesu konsultacji.

Nowelizacja w szerszym kontekście zmian prawa pracy w 2026 r.

Zmiany styczniowe wpisują się w szerszy proces reform prawa pracy obowiązujących od 2026 r. Dotyczą one m.in. stażu pracy i wpływu różnych form zatrudnienia na uprawnienia pracownicze.

Nowe obowiązki, nowe ryzyka, nowe procedury

Nowelizacja Kodeksu pracy od 27 stycznia 2026 r. wymaga od pracodawców aktualizacji procedur kadrowych, płacowych i dokumentacyjnych. Elektroniczny obieg dokumentów, nowe terminy wypłat oraz zmienione zasady dialogu z pracownikami mają bezpośredni wpływ na codzienne funkcjonowanie organizacji.

Aby ograniczyć ryzyka prawne i organizacyjne, warto wdrożyć zmiany wynikające z nowelizacji Kodeksu pracy sposób przemyślany i zgodny z aktualnymi przepisami. Eksperci kancelarii wspierają pracodawców w interpretacji nowych regulacji oraz w dostosowaniu praktyki HR do obowiązujących standardów. Wspieramy pracodawców i pracowników – zachęcamy do kontaktu.