Od września 2019 r. przedsiębiorcy mogą (i powinni) korzystać z narzędzia, które pozwala skutecznie weryfikować kontrahentów – mowa o tzw. białej liście podatników VAT, oficjalnie nazywanej Wykazem Podatników VAT. Ponieważ wielu przedsiębiorców wciąż nie zna zasad jej działania, w tym artykule wyjaśniamy, czym dokładnie jest biała lista, jak z niej korzystać i dlaczego jej ignorowanie może być kosztowne.

Czym jest biała lista VAT i do czego służy?

Biała lista VAT to publiczny rejestr prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Umożliwia on sprawdzenie, czy dany podmiot gospodarczy jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT. Obejmuje również informacje o firmach, które zostały wykreślone z rejestru lub których rejestrację w nim przywrócono.

Co ważne, biała lista VAT zawiera nie tylko podstawowe dane identyfikacyjne podatników (takie jak NIP, REGON czy adres siedziby), ale również numery firmowych rachunków bankowych, zgłoszonych do urzędu skarbowego i potwierdzonych w systemie STIR (czyli system teleinformatyczny izby rozliczeniowej – rachunek powinien zostać zgłoszony do STIR przez bank, który go prowadzi). Dzięki temu przedsiębiorca może upewnić się, że płaci na rachunek rzeczywiście należący do zarejestrowanego podatnika VAT.

Dlaczego weryfikacja obecności rachunku kontrahenta na białej liście VAT jest ważna?

Sprawdzenie kontrahenta na białej liście VAT to nie tylko kwestia ostrożności – to obowiązek podatkowy, który może mieć bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo finansowe firmy.

W przypadku płatności powyżej 15 000 zł dokonanej na rachunek spoza wykazu, przedsiębiorca nie tylko nie zaliczy wydatku do kosztów uzyskania przychodu, ale może też ponieść solidarną odpowiedzialność za nieodprowadzony VAT przez kontrahenta. Odpowiedzialności tej można uniknąć tylko wtedy, gdy nabywca w ciągu 7 dni od przelewu poinformuje właściwego naczelnika urzędu skarbowego o błędzie.

Jak korzystać z wykazu i co można w nim sprawdzić?

Biała lista VAT dostępna jest w formie wyszukiwarki na stronie Ministerstwa Finansów. Weryfikacji można dokonywać po numerach NIP, REGON, numerze rachunku bankowego lub nazwie firmy. Rejestr aktualizowany jest codziennie w dni robocze i umożliwia sprawdzenie statusu podatnika również na wskazany dzień historyczny – co bywa kluczowe przy kontroli płatności dokonanych w przeszłości.

System generuje unikalny identyfikator potwierdzający zapytanie – warto go zachować na wypadek kontroli podatkowej, jako dowód dochowania należytej staranności sprawdzenia kontrahenta.

Jak zgłosić lub zaktualizować dane w wykazie?

Przedsiębiorca nie zgłasza się do białej listy samodzielnie – dane trafiają tam automatycznie, na podstawie zgłoszeń do CEIDG (dla JDG) lub do urzędu skarbowego (dla spółek zarejestrowanych w KRS). Jeśli jednak rachunek nie pojawia się w wykazie, warto sprawdzić:

• czy zgłoszony rachunek jest rachunkiem rozliczeniowym,
• czy został prawidłowo zgłoszony do US/CEIDG,
• czy bank przekazał numer rachunku do STIR.

Braki formalne w tych obszarach mogą skutkować brakiem widoczności konta w wykazie – co dla kontrahenta może oznaczać poważne ryzyko podatkowe.

Jakie rachunki są widoczne w wykazie?

Biała lista pokazuje wyłącznie firmowe rachunki rozliczeniowe, zgłoszone i potwierdzone przez STIR. Nie znajdziemy tam kont osobistych (np. ROR), które część mikroprzedsiębiorców wciąż wykorzystuje do działalności gospodarczej. To ryzykowne – przelew na taki rachunek może zostać zakwestionowany przez organy podatkowe.

Korzystanie z białej listy VAT to dziś standard i praktyczna konieczność. Nie tylko zabezpiecza przedsiębiorcę przed odpowiedzialnością podatkową, ale też zwiększa transparentność relacji handlowych.