Od chwili wprowadzenia w 2023 r. fundacja rodzinna stała się w Polsce narzędziem planowania sukcesji oraz ochrony wielopokoleniowego kapitału. Niestety, jej rosnąca popularność dość szybko obnażyła słabości systemu administracyjnego. Reagując na liczne głosy fundatorów, beneficjentów i prawników, Ministerstwo Sprawiedliwości (MS), wprowadziło istotne modyfikacje w sposobie funkcjonowania Rejestru Fundacji Rodzinnych (RFR). Nowe przepisy, które weszły w życie 29 lipca 2026 r., to zaledwie pierwszy, ale bardzo istotny krok w stronę pełnej cyfryzacji i usprawnienia procesów, które do tej pory bywały wąskim gardłem dla wielu przedsiębiorców.

Sąd w Piotrkowie Trybunalskim: monopol, ale pod presją

Przez ostatnie trzy lata Rejestr Fundacji Rodzinnych funkcjonował na specyficznych zasadach, odmiennych od powszechnie znanego Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Fundacje z całej Polski podlegają pod jedną instytucję – Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim. Skala zainteresowania tym modelem sukcesji przerosła pierwotne założenia ustawodawcy – wg danych zawartych w opracowaniu „Przegląd ustawy o fundacji rodzinnej” z (projekt z 11 czerwca 2026 r.), tylko w 2025 r. do tego jedynego właściwego sądu wpłynęło blisko 5,5 tysiąca wniosków o rejestrację.

Dla właścicieli firm oznaczało to gigantyczne kolejki i długi czas oczekiwania, liczony w miesiącach, co paraliżowało nie tylko procesy powoływania nowych podmiotów, ale utrudniało również bieżące operacje gospodarcze. Przedsiębiorcy przyzwyczajeni do szybkości działania wydziałów gospodarczych KRS musieli mierzyć się z archaiczną strukturą, która ewidentnie nie nadążała za potrzebami nowoczesnego biznesu, ale i sporym zainteresowaniem fundacją rodzinną jako taką.

Cyfrowy odpis „od ręki”? Nowe możliwości od lipca 2026

Najważniejszą zmianą wprowadzoną pod koniec lipca 2026 r. jest częściowa elektronizacja dostępu do dokumentów. Do tej pory uzyskanie odpisu czy zaświadczenia wymagało tradycyjnej komunikacji papierowej, co wydłużało procedury nawet do dwóch miesięcy. Teraz proces ten ulega znacznemu przyspieszeniu. Kluczowe dokumenty, takie jak:

• odpisy,
• wyciągi,
• oraz zaświadczenia,

są udostępniane w postaci elektronicznej.

Wniosek o wydanie dokumentu w postaci elektronicznej można przesłać bezpośrednio na adres poczty elektronicznej sądu w Piotrkowie Trybunalskim. Wniosek musi zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym. Dokument wydany przez sąd jest natomiast opatrywany kwalifikowanym podpisem elektronicznym uprawnionego pracownika sądu albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną i przesyłany na adres e-mail, z którego wpłynął wniosek.

Do wniosku należy dołączyć potwierdzenie uiszczenia należnej opłaty kancelaryjnej (co do zasady 20 zł za każde rozpoczęte 10 stron wydawanego dokumentu).

Publiczna wyszukiwarka fundacji: co sprawdzisz bez wniosku?

Kolejnym udogodnieniem jest uruchomienie publicznie dostępnego serwisu internetowego, w ramach którego można sprawdzić podstawowe „parametry” danej fundacji. Nie trzeba już składać formalnego zapytania, aby zweryfikować kontrahenta. System udostępnia dane, takie jak:

• nazwa,
• siedziba,
• numer RFR,
• oraz numery identyfikacji podatkowej NIP i REGON.

Wyszukiwarka nie pozwala na pobranie pełnego odpisu aktualnego ani przeglądanie dokumentów założycielskich czy statutu, a samodzielnie wygenerowany wydruk ma charakter wyłącznie informacyjny i nie zastępuje oficjalnego dokumentu sądowego. Informacje w systemie są aktualizowane automatycznie przynajmniej raz dziennie, zazwyczaj po godzinach urzędowania sądu. Dla prezesów spółek współpracujących z fundacjami to narzędzie do szybkiej, wstępnej weryfikacji partnera biznesowego.

Mimo wprowadzonych ulepszeń, przedsiębiorcy muszą zachować czujność – choć nowelizacja ułatwia dostęp do danych, nie skraca czasu samego postępowania o wpis do rejestru, ponieważ problem są ograniczenia w zasobach kadrowych jednego sądu, a nie tylko w formie przesyłania pism.

W stronę KRS: czy czeka nas rewolucja?

Obecne zmiany to zaledwie preludium do głębszej reformy. Ministerstwo Sprawiedliwości docelowo planuje całkowite włączenie fundacji rodzinnych do systemu Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Oznaczałoby to prawdziwy przełom, ponieważ wnioski byłyby rozpatrywane przez 27 wydziałów gospodarczych w całej Polsce zamiast jednego sądu w Piotrkowie.

Projektowana reforma zakłada również:

• prowadzenie akt rejestrowych wyłącznie w formie cyfrowej;
• pełną dwustronną komunikację elektroniczną między sądem a wnioskodawcą;
• automatyczne pobieranie aktów notarialnych z systemu Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN);
• integrację z rejestrami PESEL, NIP i REGON w celu synchronizacji danych.

Taki model pozwoliłby fundacjom rodzinnym funkcjonować na takich samych zasadach szybkości i transparentności, jakimi cieszą się np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółki akcyjne.

Prywatność a jawność

Włączenie do KRS rodzi jednak fundamentalne pytanie o zakres ochrony prywatności fundatorów i beneficjentów. Fundacja rodzinna z natury służy zarządzaniu prywatnym majątkiem, co kłóci się z zasadą pełnej jawności wszystkich dokumentów w Internecie.

Z jednej strony jawne muszą pozostać dane identyfikacyjne i zasady reprezentacji, aby zapewnić bezpieczeństwo handlowe. Z drugiej – informacje o tym, kto jest beneficjentem i jakie świadczenia otrzymuje, powinny pozostać pod ochroną, aby nie naruszać sfery życia prywatnego rodzin biznesowych.

Jak skutecznie zarządzać fundacją w nowej rzeczywistości prawnej?

Wprowadzone ułatwienia w dostępie do danych z rejestru fundacji rodzinnych wydają się krokiem w dobrym kierunku, ponieważ realnie usprawniają bieżącą obsługę korporacyjną. Choć na pełną integrację z systemem KRS i skrócenie kolejek przy rejestracji przyjdzie nam zapewne jeszcze poczekać, możliwość elektronicznego pozyskiwania odpisów eliminuje jedną z największych barier w codziennym obrocie gospodarczym. Przedsiębiorcy i kadra zarządzająca zyskują narzędzia do szybszej weryfikacji kontrahentów, co zwiększa bezpieczeństwo planowanych przedsięwzięć.

Jak zawsze, efektywne wykorzystanie nowych przepisów wymaga znajomości procedur oraz precyzji w składaniu wniosków drogą elektroniczną. Jako Kancelaria oferujemy kompleksowe wsparcie dla fundatorów oraz członków zarządów na każdym etapie zakładania i funkcjonowania fundacji rodzinnej. Pomagamy sprawnie przebrnąć przez proces rejestracji, dbamy o poprawność statutów oraz reprezentujemy klientów w kontaktach z sądem rejestrowy. Jeśli potrzebują Państwo pomocy w uzyskaniu dokumentów z rejestru, planują powołanie zmiany w strukturze swojej fundacji, zachęcamy do bezpośredniego kontaktu z radcą prawnym Jackiem Mościckim.